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Quando criar um relatório e pré-visualizar os dados, este apresenta os dados de acordo com a ordem em que foram devolvidos pela origem de dados. A ordem varia de acordo com a forma como os dados foram introduzidos na origem de dados e como foram reunidas tabela na consulta.
Na maioria dos casos, é provável que pretenda alterar a ordem pela qual os dados são apresentados no relatório. Uma lista telefónica de clientes, por exemplo, é mais fácil de utilizar se estiver ordenada alfabeticamente. Um relatório de vendas é mais útil caso apresente os números das vendas do mais alto para o mais baixo, ou o contrário, caso pretenda visualizar os piores desempenhos.
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