DocuWare KALKULATIONSDISKETTE
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Sehr geehrter Interessent,

vielen Dank fr die Anforderung der DocuWare Kalkulations-
diskette. Sicherlich sind Sie neugierig, was die elektronische
Archivierung in Ihrem Unternehmen an Einsparungen bringen kann!
Um Ihnen mglichst schnell einen berblick ber die Mglichkeiten
dieser Kalkulationsdiskette zu bieten, hier nun einige Infor-
mationen:


Excel-Datei:
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  Die Datei KALKULAT.XLS ist eine Microsoft Excel fr Windows
  Datei.
  Sie bietet Ihnen die Mglichkeit, an Hand Ihrer individuellen
  Daten einen Kostenvergleich zwischen der Papierablage und der
  elektronischen Archivierung zu erstellen.

Kalkulations-Prmissen:
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  Tragen Sie dazu in die Felder des Bereichs "Prmissen" Ihre
  unternehmensspezifischen Werte ein. Die vorgegebenen Angaben sind
  Erfahrungswerte, die jedoch nicht mit Ihren Unternehmensdaten
  korrespondieren mssen.
  Mit den Prmissen knnen folgende Optionen variabel gewhlt
  werden:

  - Arbeitstage/Jahr: effektive Arbeitstage pro Jahr.

  - Personalkosten DM/Std.: durchschnittliche Personalkosten
    aller im Ablage- und Rechercheproze beteiligter Personen.

  - Sortierleistung Blatt/Std: Dokumente mssen zum Ablegen
    i.d.R. vorsortiert werden. Anzahl der Blatt, die pro Stunde
    sortiert werden knnen (abhngig von Komplexittsgrad der
    Sortierkriterien).

  - Ablageleistung Blatt/Std: Anzahl der Blatt, die pro Stunde
    in Ordner abgelegt werden knnen.

  - Sachmittelkosten in DM: durchschnittliche Kosten pro 100 Blatt 
    fr Aktenordner, Hefter, etc. bei Papierablage.

  - Recherchezeit: durchschnittliche Recherchezeit  und
    Wiedereinsortierzeit (bei Belegentnahme) fr einen Beleg in
    der Papierablage.

  - Scannen Seiten/Minute: durchschnittliche Scannleistung pro
    Minute; ist stark abhngig von Scannerklasse (zwischen 8 und 
    100 Seiten pro Minute) und Papierqualitt.

  - Manuelles Indizieren Blatt/Stunde: Indizierungsleistung pro
    Stunde, ist abhngig von Anzahl der zu vergebenden 
    Suchbegriffe.

  - Sachmittelkosten: Kosten pro 100 Blatt fr optische Platte,
    Preis z.Z. fr eine CD-ROM ca. 15.- DM.

  - Seitenkapazitt auf CD-ROM (640 MB): durchschnittliches
    Speichervolumen in Seiten (abhngig von Scanvorlagen,
    durchschnittlicher Speicherbedarf pro Seite bei kaufmnnischen
    Unterlagen: 50 KB)

  - Recherchezeit Elekt. Ablage (in min): durchschnittliche
    Recherchezeit in einem elektronischen Ablagesystem, ist
    abhngig von Speichermedium (Festplatte, optische Platte, 
    Jukebox).

  - Neubeleganfall pro Tag: Anzahl der Belege, die pro Tag neu
    erfat werden sollen. Es knnen fnf verschiedene Mengen auf
    einmal durchgerechnet werden.

  - Recherche pro Tag: Durchschnittliche Anzahl der Zugriffe
    aller Mitarbeiter auf die abgelegten Dokumente pro Tag.


Kalkulation:
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  Die Daten werden in die Kalkulationen fr die Arbeitsvorgnge
  ABLAGE und RECHERCHE bernommen und vergleichend ausgewertet. Die
  integrierten Sulendiagramme zeigen Ihnen anschaulich den
  jeweiligen Kostenverlauf.

  Im abschlieenden Vergleich GESAMTKOSTEN-EINSPARUNG werden die
  beiden Vorgnge kostenmig zusammengefat und die Kosten-
  differenzen zwischen den alternativen Methoden Papierablage und
  elektronische Archivierung in Abhngigkeit von abzulegendem
  Belegvolumen und Recherchehufigkeit dargestellt. Die
  Einsparungen beziehen sich auf ein effektives Arbeitsjahr.



Wir wrden uns sehr freuen, wenn Ihnen diese Kalkulationsdiskette
hilft, die Rentabilitt eines Dokumentmanagement-Systems mit
DocuWare in Ihrem Unternehmen nachzuweisen. Als Ihr DocuWare
Vertriebspartner stehen wir Ihnen selbstverstndlich gerne zur
Verfgung, mit Ihnen, aufbauend auf dieser Kostenanalyse,
individuelle Lsungen fr ein effizientes Dokumentenmanagement zu
erarbeiten. Wir freuen uns auf Ihre Antwort!


Ihr DocuWare Vertriebspartner
